Öffentlicher Dienst Vorstellungsgespräch:
Fragen und Antworten, Vorbereitung, Tipps

Öffentlicher Dienst Vorstellungsgespräch: mehr als „nur“ Fragen und Antworten

Der größte Arbeitgeber Deutschlands? Mit rund 5 Millionen staatlich Beschäftigten ist das natürlich der Öffentliche Dienst. Berufseinsteiger interessiert neben den vielen Ausbildungs- und Studiengängen sicher auch die gute finanzielle Absicherung. Wer in Ämtern und Behörden für die Allgemeinheit tätig ist, freut sich über einen krisenfesten Job, ein angemessenes Gehalt und eine geregelte Altersversorgung.

Bevor du im öffentlichen Dienst durchstarten kannst, musst du in der Regel zuerst ein Auswahlverfahren überstehen. Immer dabei: das Vorstellungsgespräch. Die Personaler interessiert, wer hinter dem Bewerbungsfoto steckt, und ob du fachlich und persönlich für die Stelle geeignet bist. Im Gegenzug erhältst du Antworten auf Fragen, die du in der Vorbereitung notiert hast. Befolge ein paar Tipps und beachte Do’s und Don’ts – dann überzeugst du im Vorstellungsgespräch mit souveränem Auftreten.

Erfahrungsbericht: Öffentlicher Dienst Vorstellungsgespräch

Rund 4 Wochen, nachdem ich mich am Oberlandesgericht für die Ausbildung zur Justizfachangestellten beworben hatte, bekam ich eine Einladung zum Einstellungstest. Der fand vor Ort am Gericht statt und hat insgesamt drei Stunden gedauert. Wir waren ungefähr 20 Bewerber. Wir wurden von einer Mitarbeiterin des Gerichts begrüßt, und nachdem sie den Ablauf des Tests kurz erklärt hatte, konnten wir direkt anfangen.

Einstellungstest

Die erste Aufgabe war direkt sehr umfangreich, nämlich ein dreiseitiges Diktat. Dabei ging es um einen Gerichtsprozess, und es waren viele Fachausdrücke dabei. Es ist also sinnvoll, nicht nur Deutschaufgaben zu üben, sondern sich auch schon ein bisschen mit dem Beruf zu befassen.

Weiter ging es dann mit Mathematik: Textaufgaben mit Dreisatz, Grundrechenarten, Prozentrechnung. Das ging nahtlos in die Kategorie Logik über, wo man Zahlenreihen fortsetzen musste, aber auch Figurenreihen, die nach dem gleichen Prinzip funktioniert haben. Wenn man sich vorbereitet hat und weiß, worum es dabei geht, kommt man mit den Aufgaben gut zurecht.

Vor dem Bereich Allgemeinwissen hatte ich den meisten Respekt, weil man da nicht so gezielt lernen kann. Dass Fragen zur Politik drankommen würden, war aber zu erwarten. Deshalb hatte ich mir vor allem das politische System in Deutschland angeschaut und die Namen von Politikern gelernt. Im Test hat sich das ausgezählt, es kamen einige Fragen genau zu diesen Themen: Wie heißt der Justizminister? Wer wählt den Bundespräsidenten? Die Geschichte des Bundeslandes, in dem ihr euch bewerbt, solltet ihr euch auch ansehen.

Im letzten Teil wurde dann noch das Erinnerungsvermögen getestet. Wir bekamen einen längeren Text über eine Justizreform. Den sollten wir uns gut einprägen. Dann mussten wir Fragen dazu beantworten. Bei einigen musste ich raten, und bei einer wusste ich gar nichts mehr dazu.

Insgesamt ging ich aber mit einem ganz guten Gefühl aus dem Test. Die Vorbereitung hat sich auf jeden Fall gelohnt, denn die meisten Aufgaben fielen mir nicht schwer. Die Zeit hat auch vollkommen ausgereicht, sodass ich am Ende nochmal alles durchlesen konnte.

Vorstellungsgespräch

Es hat dann noch einmal circa vier Wochen gedauert, aber das Warten hatte sich gelohnt: Der Einstellungstest war bestanden und ich bekam wieder eine Einladung, diesmal aber für das Vorstellungsgespräch. Ich habe mich total gefreut, meinem Ziel ein Stückchen nähergekommen zu sein, war aber auch sehr aufgeregt. In den Tagen vor dem Vorstellungsgespräch habe ich nochmal richtig gepaukt und mich intensiv mit dem Gericht beschäftigt.

Das Vorstellungsgespräch fand auch in den Räumlichkeiten des Gerichts statt. Insgesamt waren etwa 10 Prüfer und Prüferinnen bei dem Gespräch anwesend. Es wurde von einer Frau geleitet, nur manchmal hat auch jemand anderes eine Frage gestellt. Die Begrüßung war knapp, aber freundlich. Die Prüferin hat mir ein Glas Wasser angeboten, und dann ging das Interview auch schon los.

Auf die Fragen zum Beruf war ich gut vorbereitet. Sie wollten wissen, warum ich den Beruf erlernen will und wie ich mir die Arbeit vorstelle. Ich habe zum Beispiel erzählt, dass ich gut im Organisieren bin und dass das als Justizfachangestellte sicher eine gute Voraussetzung ist. Ich wurde dann direkt nach einem Beispiel für mein Organisationstalent gefragt. Man sollte sich hier also nichts aus den Fingern saugen, denn das kann sich schnell rächen.

Danach ging es ausführlich um soziale und persönliche Kompetenzen. Ich sollte mich in bestimmte Situationen hineinversetzen und sagen, wie ich handeln würde. Außerdem wollte die Prüferin wissen, wie ich mich in Streitsituationen verhalte – natürlich mit Beispiel. Ich wurde aber auch gefragt, was meine Stärken und Schwächen sind, ob ich gerne verreise und was ich tun würde, wenn Geld keine Rolle spielen würde.

Mein Wissen über Politik und Justiz wurde auch nochmal abgefragt. Das waren teilweise 1:1 die Fragen aus dem Einstellungstest. Nach einer knappen Stunde war es dann auch schon geschafft. Vor dem Abschied durfte ich dann selbst noch Fragen stellen. Zum Glück hatte ich mir vorher welche überlegt – ich war viel zu angespannt in dem Moment, mir wäre sonst bestimmt nichts eingefallen. Ich habe gefragt, wie viele Mitarbeiter am Gericht tätig sind und wie viele Auszubildende es jedes Jahr gibt.

Diesmal hat es nur 14 Tage gedauert, bis ich eine Rückmeldung bekam: Zusage! Ich hatte zwar ein ganz gutes Gefühl gehabt, die Erleichterung war aber trotzdem sehr groß.

Stefania, 18 Jahre

Vorbereitung auf Vorstellungsgespräch und Assessment Center

Öffentlicher Dienst Vorstellungsgespräch: Welche Fragen kommen vor?

Beim Vorstellungsgespräch kannst du die Personaler live und direkt von deinen Qualitäten überzeugen. Beachte in der Vorbereitung, dass schon der erste Eindruck bei der Begrüßung entscheidend sein kann. Danach stehen Fragen zu Beruf und Behörde auf dem Programm, und anschließend sprecht ihr wahrscheinlich über schon vorhandenes Wissen und fachliche Kenntnisse. Auch deine sozialen und persönlichen Kompetenzen werden Thema sein. Vor dem Abschied hast du beim Gesprächsausklang die Möglichkeit, eigene Fragen zu klären und dich damit noch einmal als interessierter Bewerber zu präsentieren.

Denke in der Vorbereitung auch an Nebensächliches. Zum Beispiel ist wichtig, dass im Vorstellungsgespräch dein Smartphone abgeschaltet ist. Mehr Tipps gefällig? Versuche, auf übertriebene Gestik und Mimik zu verzichten. Statt herumzuzappeln solltest du auf Körperspannung achten. Sieh nicht ständig auf die Uhr, das macht keinen guten Eindruck. Den hinterlässt du, indem du dich am Ende des Vorstellungsgesprächs für die Gelegenheit bedankst.

Begrüßung und Einstieg

Wer Small Talk beherrscht, ist klar im Vorteil – und sammelt schon zu Beginn des Vorstellungsgesprächs Pluspunkte. Zur Vorbereitung checkst du typische Fragen und Antworten zum Gesprächseinstieg. Tipp: Heikle Themen solltest du besser vermeiden.

Typische Fragen im Vorstellungsgespräch:

Wie geht es Ihnen heute?
Darf es etwas zu trinken sein?
Hatten Sie eine angenehme Anreise?
Mit dem Wetter haben wir Glück, oder?

Beispiel

„Wie geht es Ihnen?“

Um diese Standard-Begrüßungsformel kommen Sie selten herum. Möglich sind zwei unterschiedliche Zielrichtungen: Entweder, die Personaler stellen die Frage nach dem Wohlbefinden zwischen Tür und Angel und erwarten bloß eine angemessen knappe Entgegnung. Oder, es handelt sich bereits um eine ausgereifte Gesprächseröffnung – dann dürfen Sie etwas weiter ausholen.

Bitte schreiben Sie Ihre Antwort in das Textfeld. Muster-Beispiele und Tipps finden Sie in der Auswertung.

Worauf kommt es an?

Im Alltag beantwortet man diese Höflichkeitsfloskel meist kurz und bündig mit einer anderen Höflichkeitsfloskel: „Danke, gut“. Wenn die Personaler die Frage nicht nur nebenbei stellen, könnte Ihnen das allerdings als etwas wortkarg ausgelegt werden. Geben Sie sich dann aufgeschlossen und ehrlich. Sie müssen Ihre Nervosität nicht hinter einer Fassade aus Abgebrühtheit verstecken – jeder Personaler hat Verständnis für eine gewisse Anspannung. Verkneifen Sie sich die saloppe Rückfrage „Super, und Ihnen?“. Es handelt sich bei der Ausgangsfrage um eine schlichte Aufmerksamkeitsformel, nicht um eine Einladung zu kumpelhaftem Geplänkel.

Musterantworten

„Gut, vielen Dank. Ich bin nur ein bisschen nervös. Aber das ist bei mir normal, wenn es um wichtige Entscheidungen geht.“

„Danke, es geht mir hervorragend. Ich hoffe, Ihnen auch?“

Die Schnellkritik: Eine aufgesetzt wirkende Antwort, verbunden mit einer anmaßenden Rückfrage, durch die sich der Kandidat über den Interviewer zu stellen versucht – kein gelungener Einstieg.

Fragen zu Beruf und Behörde

Überzeugende Antworten lieferst du im Vorstellungsgespräch, indem du in der Vorbereitung Facts über Beruf und Behörde verinnerlichst. Sammle Infos zur Ausbildung und zum Arbeitsalltag, und rechne im Interview auch mit Fragen zur Berufswahl.

Typische Fragen im Vorstellungsgespräch:

Was können Sie uns über die öffentliche Verwaltung erzählen?
Was interessiert Sie an unserer Behörde?
Warum haben Sie sich gegen die Privatwirtschaft entschieden?
Was qualifiziert Sie denn für den Beruf?

Beispiel

„Was wissen Sie denn über die Besonderheiten, die ein Beamtenberuf so mit sich bringt?“

Bewerbern für eine Beamtenlaufbahn sollte klar sein, dass sie keinen „gewöhnlichen“ Karriereweg einschlagen wollen: Aus der besonderen Funktion eines Staatsbediensteten leiten sich weitreichende Befugnisse, Ansprüche und Pflichten ab. Nicht umsonst leisten Beamte nach ihrer Laufbahnausbildung einen Diensteid – anders als die Tarifbeschäftigten der öffentlichen Hand.

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Worauf kommt es an?

Zu den angesprochenen Besonderheiten zählen nicht nur Besoldungs- und Pensionszusagen: Das Berufsbeamtentum fußt auf bestimmten Werten und Idealen. Wer sich damit identifizieren kann, weiß, dass er beim Vorstellungsgespräch am richtigen Platz ist – und kann das auch seinen Gesprächspartnern zeigen. Informieren Sie sich vor dem Gespräch über die Hintergründe des Beamtenwesens, zum Beispiel im Einführungskapitel dieses Buchs.

Musterantworten

„Als Beamter repräsentiert man den Staat und ist eng an ihn gebunden. Man übernimmt staatliche Aufgaben und setzt Gesetze um. Dafür erhält man besondere Rechte und man übernimmt bestimmte Pflichten: Beamte müssen sich zum Beispiel parteipolitisch neutral verhalten und für die freiheitlich-demokratische Grundordnung eintreten. Und sie dürfen nicht streiken. Der Sinn dahinter ist, unser demokratisches System zu schützen und dafür zu sorgen, dass die Kernbereiche des Staates immer funktionieren. Es gäbe ja wohl ein totales Chaos, wenn sich die Vertreter des Staates selbst nicht an Recht und Gesetz halten würden. Als Beamter übernimmt man Verantwortung für die Gesellschaft, in der man lebt, das finde ich sehr reizvoll. Im Gegenzug wird man vom Staat abgesichert: Man hat einen geschützten Arbeitsplatz, bekommt eine feste Besoldung und im Ruhestand eine Pension.“

Soziale und persönliche Kompetenzen

Der Öffentliche Dienst erstreckt sich auch auf den sozialen Bereich. Doch nicht nur dort kommt es aufs Zwischenmenschliche an: Sehr wahrscheinlich stellen die Personaler im Vorstellungsgespräch Fragen zu Team- und Kritikfähigkeit. Vorbereitung ist Trumpf!

Typische Fragen im Vorstellungsgespräch:

Wie werden Sie von anderen Leuten eingeschätzt?
Wie gehen Sie mit Kritik um?
Arbeiten Sie gerne im Team oder lieber alleine?
Was sollten wir unbedingt über Sie wissen?

Beispiel

„Welche Stärken haben Sie, und in welchen Situationen zeigt sich das?“

Wer andere von seinen Talenten überzeugen will, der sollte wissen, wovon er redet. Erst recht im Auswahlinterview – schließlich möchte das Unternehmen oder die Behörde künftig von den Fähigkeiten des Kandidaten profitieren. Die Vorbereitung aufs Vorstellungsgespräch umfasst daher auch eine Stärken/Schwächen-Analyse.

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Worauf kommt es an?

Nutzen Sie die Gunst des Augenblicks, selbstbewusst ein wenig Werbung für sich zu betreiben. Aber bitte in moderater Form: Selbstbewusstsein stammt ursprünglich von „sich selbst bewusst sein“ – und das meint auch die Fähigkeit, die eigenen Stärken (und Schwächen) realistisch einzuschätzen. Stellen Sie hier diejenigen Stärken heraus, die für die ausgeschriebene Stelle am wichtigsten sind. Veranschaulichen Sie Ihre Ausführungen durch Beispiele.

Musterantworten

„Eine meiner größten Stärken ist wahrscheinlich, dass ich sehr leicht mit Menschen ins Gespräch komme und gut mit ihnen reden kann. Ich kann sehr diplomatisch sein, habe aber auch keine Schwierigkeiten, meinen Standpunkt deutlich zu machen, wenn es sein muss. Zum Abschluss meines Schulpraktikums sollte ich zum Beispiel vor versammelter Belegschaft meine Eindrücke in einem kurzen Vortrag präsentieren – der Geschäftsleiter fand das so überzeugend, dass er meine Kommunikationsstärke im Praktikumszeugnis ausdrücklich gelobt hat. In meiner Schulklasse wurde ich außerdem zum Klassensprecher gewählt, weil meine Klassenkameraden überzeugt waren, dass ich Probleme ansprechen und gut lösen kann.“

„Ich würde mich als sehr kommunikativen Menschen einschätzen. Außerdem arbeite ich gern im Team, bin gründlich, flexibel, konfliktfähig, zielstrebig und effizient. Und ich denke sehr analytisch, kann also auch gut Probleme lösen.“

Die Schnellkritik: Eine stattliche Auflistung, die fast den gesamten Katalog an Kompetenzbereichen umfasst. Leider dürften sich die Interviewer davon nicht im Mindesten beeindruckt zeigen. Eher stellen sie sich die Frage, inwiefern die Selbstwahrnehmung des Kandidaten noch mit der Realität übereinstimmt. Besser: auf die wichtigsten positiven Eigenschaften konzentrieren und konkrete Beispiele geben.

Wissen und fachliche Kompetenzen

Je nach Beruf kannst du im Vorstellungsgespräch beim Öffentlichen Dienst mit Fragen nach vorhandenen Kenntnissen rechnen. Allgemeinbildung ist gern gesehen – und lässt sich zur Vorbereitung leicht aufbessern. Auch die fachliche Qualifikation wird sicher Thema sein.

Typische Fragen im Vorstellungsgespräch:

Bringen Sie schon Kenntnisse mit?
Welche Aufgaben fallen Ihnen besonders leicht?
Haben Sie besondere Qualifikationen?
Wie steht es um Ihre PC-Kenntnisse?

Beispiel

„Die Amtsbezeichnung eines Beamten setzt sich zusammen aus einer Grundamtsbezeichnung und – je nach Dienststelle und Fachrichtung – bestimmten Zusätzen. Kennen Sie die hierarchisch aufsteigende Folge von Grundamtsbezeichnungen auf Bundesebene?“

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Erklärung

Die Hierarchie der Grundamtsbezeichnungen auf Bundesebene lautet:

Einfacher Dienst: Oberamtsgehilfe, Hauptamtsgehilfe, Amtsmeister, Oberamtsmeister

Mittlerer Dienst: Sekretär, Obersekretär, Hauptsekretär, Amtsinspektor

Gehobener Dienst: Inspektor, Oberinspektor, Amtmann, Amtsrat, Oberamtsrat

Höherer Dienst: Rat, Oberrat, Direktor, Leitender Direktor

An die Grundamtsbezeichnungen auf Bundesebene – auf Länder- und Kommunalebene sind sie weitgehend ähnlich – werden Zusätze angehängt, die auf den Verwaltungsbereich, den Dienstherrn oder die Fachrichtung hinweisen: So steht im feuerwehrtechnischen Dienst ein „Brand-“, im Verwaltungsdienst ein „Verwaltungs-“ davor (gehobener Dienst: Verwaltungsinspektor, Verwaltungsoberinspektor, Verwaltungsamtmann …). Mancherorts existieren Sonderbezeichnungen: In den gehobenen Polizeivollzugsdienst tritt man beispielsweise nicht als Polizeiinspektor ein, sondern als Polizeikommissar.

Die Ämternamen sind nicht zu verwechseln mit der jeweiligen Berufsbezeichnung. Im gehobenen Verwaltungsdienst des Bundes beispielsweise hat man ein Studium zum Diplom-Verwaltungswirt (FH) absolviert, trägt aber zu Beginn die Amtsbezeichnung „Regierungsinspektor“.

Gesprächsausklang und Abschied

Zum Schluss wird bilanziert: Wie war das Vorstellungsgespräch für dich, wie ist dein Eindruck vom Öffentlichen Dienst? Du erhältst außerdem Antworten auf deine eigenen Fragen. Als interessierter Bewerber hast du dir schon in der Vorbereitung ein paar überlegt.

Typische Fragen im Vorstellungsgespräch:

Welchen Eindruck haben Sie denn von uns gewonnen?
Kennen Sie jemanden, der im Öffentlichen Dienst arbeitet?
Ist das Ihre erste Bewerbung bei uns?
Haben Sie noch Fragen?

Beispiel

„Wir haben Ihnen bis hierhin eine Menge Fragen gestellt. Jetzt lassen Sie uns den Spieß einmal umdrehen: Möchten Sie denn noch etwas von uns wissen?“

Gut vorbereitet, haben Sie sich bereits vor der Unterhaltung wichtige Fragen auf einem Zettel notiert. Viele davon werden bereits beantwortet worden sein, manche noch nicht – die können (und sollten) Sie nun stellen. Vermeiden Sie Belanglosigkeiten, unangemessene Themen (Gehalt, Urlaub) und Wiederholungen, die Sie unaufmerksam wirken lassen. Anstelle von „Warum“-Fragen – die auf Rechtfertigung aus sind – erkundigen Sie sich lieber mithilfe von „wie“, „was“ oder „wer“.

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Worauf kommt es an?

Als relativ risikoarme, zum Nachhaken geeignete Stichpunkte gelten im Allgemeinen: das weitere Vorgehen im Bewerbungsverfahren, Weiterbildungsangebote, der genaue Ausbildungsablauf etc. Konfrontieren Sie Ihre Gesprächspartner zum Ende des Interviews aber nicht noch mit einem ganzen Fragenkatalog. Haken Sie gezielt bei den Angelegenheiten nach, die für Sie interessant sind.

Ein paar Vorschläge zu generell unproblematischen Themen:

¬ Welche Bereiche lernen Sie während der Ausbildung kennen?
¬ Kann man die Ausbildung verkürzen? Wenn ja, unter welchen Voraussetzungen?
¬ Wer sind die Vorgesetzten? Wen können Sie bei Fragen oder Problemen ansprechen?
¬ Welche Aufstiegschancen hat man nach den ersten Jahren im Beruf?
¬ Welche Möglichkeiten zur Weiterbildung und Spezialisierung gibt es?
¬ Wie gelangen Sie nach der Ausbildung in einen bestimmten Arbeitsbereich?
¬ Wie viele Ausbildungsplätze werden in diesem Jahr angeboten? Wie viele Bewerber gibt es?
¬ Wie viele Auszubildende arbeiten bei der Behörde bzw. am betreffenden Standort oder Betrieb?
¬ Wann können Sie mit einer Antwort rechnen?

Und wenn alles besprochen ist? Dann können Sie es mit Goethes „Faust“ halten: „Der Worte sind genug gewechselt, lasst mich auch endlich Taten sehen!“ Nun liegt es an den Personalverantwortlichen, das Gespräch auszuwerten und Ihnen eine Rückmeldung zu geben. Sie können jetzt nur noch eines tun: sich freundlich für das Gespräch bedanken und das Angebot zum finalen Händeschütteln annehmen.

Assessment Center

Einige Einrichtungen im Öffentlichen Dienst nutzen Assessment Center, um die Eignung der Bewerber zu testen. Tipp: Informiere dich so gut wie möglich über den Ablauf. Dann legst du dank gezielter Vorbereitung einen Auftritt hin, der keine Fragen offen lässt.

Typische Aufgaben im Assessment Center:

Kurzvortrag
Rollenspiel
Gruppenarbeit
Postkorbübung

Beispiel

Gruppenarbeit: Fallbeispiel mit Musterlösung

Die Aufgabenstellung: Betriebsausflug

In den nächsten 45 Minuten sind Sie ein Mitglied des Arbeitskreises „Betriebsausflug für Auszubildende“ einer Landesbehörde. Der Arbeitskreis hat den Auftrag, für die 20 Auszubildenden der Behörde eine dreitägige Reise in eine europäische Großstadt zu organisieren. Den Großteil der Kosten übernimmt der Arbeitgeber; er will damit das Betriebsklima stärken und die guten Leistungen seiner Nachwuchskräfte honorieren. Jedoch soll der Ausflug nicht nur dem Vergnügen dienen, sondern auch Weiterbildungscharakter haben.

In den ersten 5 Minuten machen Sie sich in stiller Einzelarbeit mit dem Thema vertraut. Danach beginnen Sie unaufgefordert mit der Diskussion. Innerhalb von 30 Minuten sollen Sie sich in der Gruppe auf ein Reiseziel und eine Unterkunft einigen, ein vorläufiges Programm erstellen, den Kostenrahmen abstecken und beschließen, wann und mit welchem Verkehrsmittel Sie reisen möchten. Am Ende müssen alle Gruppenmitglieder mit dem ausgearbeiteten Konzept einverstanden sein! Zum Schluss haben Sie 10 Minuten Zeit, um Ihr Ergebnis im Team dem Prüfergremium vorzustellen.

Zeitvorgabe:

¬ 5 Minuten Einarbeitung
¬ 30 Minuten Diskussion
¬ 10 Minuten Präsentation

Wie gehen Sie vor?

Nutzen Sie die Vorbereitungszeit: Lesen Sie die Aufgabenstellung sorgfältig, filtern Sie wichtige Informationen heraus und notieren Sie sich stichpunktartig erste Ideen, Argumente und Vorschläge. Sie haben dies bereits getan und nun sind die 5 Minuten um – aber das ist sonst niemandem aufgefallen? Dann sollten Sie das Heft in die Hand nehmen. Fragen Sie in die Runde, ob jemand noch etwas Zeit braucht, und weisen Sie darauf hin, dass soeben die Arbeitsphase begonnen hat.

Zu Beginn der Diskussion empfiehlt es sich, erst einmal festzuhalten, worüber überhaupt gesprochen werden soll. Die zentralen Punkte finden sich in der Aufgabenstellung: Es geht um den Zielort, die Reisezeit, das Programm, die Transportmittel, die Unterbringung und die Kosten. Da alle Faktoren ineinander spielen, darf man sie nicht isoliert betrachten. Die Frage nach dem Programm kann zum Beispiel erst dann geklärt werden, wenn das Ausflugsziel feststeht. Beides hängt wiederum vom verfügbaren Budget ab.

Jeden Aspekt bis ins Detail auszudiskutieren, ist aufgrund des engen Zeitrahmens unmöglich. Falls die Debatte ins Stocken gerät, kann die Gruppe in einem Arbeitsauftrag festschreiben, wer den strittigen Punkt (Hotelpreise, Fahrtkosten etc.) bis wann klären soll. Es reicht, wenn Sie ein grobes, in sich schlüssiges Konzept auf die Beine stellen.

Denken Sie daran, dass das Ergebnis einstimmig sein muss. Wenn Sie also zum Schluss als Einziger nicht mit einem Vorschlag einverstanden sein sollten: Geben Sie lieber klein bei, als sich querzustellen und dadurch den Gruppenerfolg zu gefährden.

Ein möglicher Lösungsweg

Das Budget

Die Kostenfrage beeinflusst alle weiteren Planungen: Flüge sind teurer als Busfahrten, Hotels kosten mehr als Jugendherbergen, und jede Stadt hat ihr eigenes Preisniveau. Leichtsinnigerweise hat die Behörde, die den Löwenanteil der Reisekosten trägt, dafür kein Limit festgesetzt. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie hemmungslos prassen dürfen; im Endeffekt verplant Ihr Arbeitskreis Steuergelder! Und nicht vergessen: Einen Teil der Kosten müssen Sie selbst tragen.

Versuchen Sie, einen provisorischen finanziellen Rahmen aufzustellen. Eine Beispielrechnung:

¬ An- und Abreise pro Person: 30 bis 40 Euro
¬ Unterkunft (inklusive Frühstück) pro Person und Tag: 25 bis 30 Euro
¬ Mittag- und Abendessen pro Person und Tag: 15 bis 20 Euro
¬ Ausflüge/Eintrittsgelder/Nahverkehr pro Person: 40 bis 45 Euro

Für drei Reisetage müssen Sie mit zwei Übernachtungen rechnen. Die Gesamtkosten liegen somit bei 3.300 bis 4.010 Euro, das entspricht 165 bis 205 Euro pro Person – ein akzeptabler Betrag. Nun haben Sie eine genauere Vorstellung, welche Mittel Ihnen zur Verfügung stehen.

Der Zielort

Als Landesbeschäftigte könnten Sie sinnvollerweise eine andere deutsche Landeshauptstadt ins Auge fassen, oder die Bundeshauptstadt Berlin. Doch die Aufgabenstellung besagt etwas anderes. Den Vorgaben entsprechend soll die Stadt …

¬ eine europäische Großstadt sein
¬ über Sehenswürdigkeiten und ein breites kulturelles Angebot verfügen, damit Sie ein ansprechendes Reiseprogramm aufstellen können
¬ den Teilnehmern einen beruflichen Mehrwert bieten („Weiterbildungscharakter“)

Die ersten zwei Punkte gehen meist Hand in Hand, einer Metropole mangelt es selten an Sehenswürdigkeiten und kulturellen Angeboten. Bei Punkt 3, dem „Weiterbildungscharakter“, handelt es sich um eine recht unscharfe Angabe, die Ihnen viele Freiheiten lässt, Reiseziel und Beruf zu verknüpfen. Denken Sie beispielsweise an die Ursprünge der Demokratie in den antiken griechischen Stadtstaaten – wie wäre es mit einer Reise nach Athen? Oder wäre Rom reizvoller? Das römische Reich hat Europa nachhaltig geprägt und in der „ewigen Stadt“ etliche geschichtsträchtige Bauwerke hinterlassen, etwa das Kolosseum oder die Kaiserpaläste. Vor und während des Zweiten Weltkriegs regierte der Faschismus in Italiens Hauptstadt. Und 1957 legten die römischen Verträge einen Grundstein des gemeinsamen Europa.

Auf das Schlagwort „gemeinsames Europa“ können Sie auch besonderen Wert legen und statt den historischen die aktuellen politischen Schaltzentralen anvisieren. In Straßburg sitzt zum Beispiel das EU-Parlament, in Brüssel befindet sich die Europäische Kommission und Luxemburg beheimatet den EU Gerichtshof, den EU-Rechnungshof und die Europäische Investitionsbank.

Alle aufgezählten Orte sind Vorschläge. Die „richtige“ Stadt gibt es nicht, darüber ließe sich endlos debattieren. Das sollten Sie jedoch nicht tun. Es gibt noch mehr zu besprechen.

Transport und Unterkunft

Bewährte Transportmittel für Gruppenreisen sind Bus und Bahn. Die aktuellen Tarife wird sicher keiner im Kopf haben, daher können Sie in der Gruppe einen Arbeitsauftrag vergeben, der später eine fundierte Entscheidung ermöglicht. Ein Formulierungsbeispiel: „Teilnehmer XY erkundigt sich bei der Bahn und bei Busunternehmen nach Angeboten im Rahmen des vorgegebenen Budgets.“ Eine Anreise mit Privat-Pkws dürfte bei 20 Personen schwer zu koordinieren sein und wäre obendrein versicherungstechnisch problematisch. Flugreisen sparen zwar Zeit, zehren aber am Budget: Am Zielort bliebe für Verpflegung und kulturelle Aktivitäten weniger Spielraum.

Auch bei der Unterkunft ist der Kostenfaktor ausschlaggebend. Hotels lassen sich ihr Plus an Komfort in der Regel gut bezahlen und reißen große Löcher in die Reisekasse. Jugendherbergen sind daher die sicherste Wahl; sie bieten preiswerte Übernachtungsmöglichkeiten und meist auch ein Frühstück.

Das Programm

Nach den Vorstellungen der Behörde soll der Ausflug vorwiegend dem Vergnügen und der Weiterbildung dienen. Wobei mit „Vergnügen“ eher nicht Barbesuche und Disconächte gemeint sind, sondern kulturelle Unternehmungen: Erkunden Sie Sehenswürdigkeiten und Museen – eventuell lässt sich eine Führung vereinbaren. Versuchen Sie, einen ausgewogenen Mix von Kultur, Bildung und Unterhaltung zu finden. Legen Sie Wert auf Unternehmungen, die das Gruppengefühl stärken (dazu gehören auch gemeinsame Abendessen). Freiräume zur individuellen Gestaltung sind möglich, solange der Gemeinschaftsgedanke im Vordergrund bleibt.

Die Reisezeit

Wenn es viel zu tun gibt, wird die Behörde sicher ungern auf 20 Mitarbeiter gleichzeitig verzichten. Überlegen Sie daher, wann Sie am entbehrlichsten sind – die Prüfer schätzen vorausschauendes Denken. Am Jahresende zum Beispiel ballen sich immer viele Fristen und Termine, was zusätzliche Arbeit verursacht. Abgesehen davon ist das Winterwetter selbst in südlichen Gefilden nicht unbedingt reisefreundlich. Ziehen Sie also eher Frühjahr, Sommer und Herbst in Betracht. Berücksichtigen Sie auch wichtige Lehrgänge, Prüfungstermine oder Vorbereitungsphasen. Private Urlaubspläne könnten Sie wiederum vernachlässigen, der Gruppenausflug ist schließlich rein imaginär.

Tipps zu Kleidung und Körpersprache

Du willst im Vorstellungsgespräch den bestmöglichen Eindruck machen? Dazu gehört selbstverständlich das richtige Outfit. Orientiere dich am Arbeitgeber: Wie wirken Mitarbeiter auf der Website? Welcher Stil passt zum Beruf? Im Handwerk und im sozialem Bereich ist der Casual-Look beliebt (z. B. Stoffhose oder schlichte Jeans, Top oder Shirt plus Pullover). In der Finanzverwaltung darf es schicker zugehen: Hier bist du mit dem klassischen Business-Style gut beraten, also in Anzug (mit Krawatte) oder Kostüm. Sportlich-lässig und trotzdem elegant? Dieser Look nennt sich Business Casual (z. B. Hemd oder Bluse, Strickpullover, Stoffhose, schlichte Sneaker). Kleide dich aber im Zweifel lieber etwas konservativer als zu ausgefallen.

Mit deiner Körpersprache solltest du ein gesundes Selbstvertrauen, Aufgeschlossenheit und Interesse signalisieren. Dafür stellst du Blickkontakt mit den Interviewern her, nimmst eine zugewandte Position ein und sitzt aufrecht. Ein Lächeln im passenden Moment schadet ebenfalls nicht. Was du besser bleiben lässt: Übertriebene Mimik oder Gestik, Stuhl- oder Fußwippen, Nägelkauen und Durch-die-Haare-fahren. Du bist aber nervös? Beachte ein paar einfache Tipps: Lege deine Hände mit dem Handrücken nach oben auf den Tisch und stelle die Füße fest auf den Boden.

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„Was hat Sie denn dazu bewogen, sich bei uns zu bewerben?“ Die Fragen, die im Vorstellungsgespräch auf dich zukommen, haben es in sich. Es ist nämlich nicht immer klar, worauf dein Gegenüber hinauswill. Passende Antworten lieferst du deshalb nur mit entsprechender Vorbereitung: Als engagierter Bewerber bist du über deinen Wunscharbeitgeber gut informiert. Das gilt natürlich auch für die Stelle, auf die du dich bewirbst. Achte außerdem auf die vielen Kleinigkeiten, zum Beispiel die Planung der Anreise und angemessene Kleidung.

Die besten Antworten fallen dir oft erst hinterher ein? Damit es im Vorstellungsgespräch anders läuft, checkst du zur Vorbereitung die Fragen, die man dir sehr wahrscheinlich stellen wird. Weil die Interviews in der Regel ziemlich ähnlich verlaufen, sind viele Fragen absehbar und du kannst dir schon im Vorhinein überlegen, welche Antworten du geben möchtest. Das betrifft zum Beispiel Fragen zur Berufswahl, zu deinen Stärken und Schwächen und zur Freizeitgestaltung. Vielleicht kennst du auch schon jemanden, der in deinem Wunschberuf arbeitet und dir wertvolle Tipps für das Vorstellungsgespräch geben kann.

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